Kā 25. maijs ietekmēs uzņēmējus?

Kā GDPR ietekmēs mārketingu? Intervija ar mūsu sadarbības partneri - aģentūras Bregards vadītāju Jāni Karānu.

Ir palikušas tikai dažas dienas līdz 25. maijam, kad stāsies spēkā vispārīgā datu aizsardzības regula (GDPR). Šobrīd varam novērot, ka daži “lielie” uzņēmēji cenšas sakārtot savu klientu datus atbilstoši GDPR prasībām, bet vai regula attiecas tikai uz “lielajiem”?

Mūsu sadarbības partneris aģentūras Bregards vadītājs Jānis Karāns pastāstīs par to, kā regula ietekmēs mārketingu, kā turpmāk vajadzētu uzglabāt klientu datus un paskaidros, kāpēc izmaiņas turpmākajā datu apstrādes procesā ir jāveic jebkuram uzņēmējam, kas biežāk vai retāk uztur komunikāciju ar klientu.

Kā GDPR ietekmēs mārketingu un klientu datu bāzes veidošanu?

Vispārīgā datu aizsardzības regula ļoti tieši ietkmēs mārketinga nozari kā tādu, īpaši klientu datu izmantošanu jebkāda veida komunikācijā ar organizācijām. Ja datu bāze līdz šim ir iegūta uz korektas piekrišanas pamata, kas nozīmē, ka tā saucamie ķeksīši nav bijuši automātiski atzīmēti, kā arī ar šiem adresātiem ir ilgstoši veikta komunikācija, no kuras ir bijusi iespēja atteikties, tad es iedrošinu uzņēmējus turpināt šo datu bāzi izmantot.

Protams, ja datu bāze ir veca, iegūta bez pierādāmas piekrišanas un tā līdz šim nav izmantota mārketingā, to labāk dzēst un uzsākt jaunas klientu bāzes ievākšanu jau pēc jaunajām GDPR prasībām.

Viens no, manuprāt, veiksmīgākajiem datu iegūšanas un apstrādes pamatojumiem šobrīd būs lojalitātes programma. Tai nav jābūt klasiskai (ar plastikāta kartēm un termināliem aprīkotai) lojalitātes programmai, bet sniedzot kādu īpašu servisu vai ieguvumu savam klientam, jūs varat prasīt datus, tos pamatojot ar jūsu klientu lojalitātes programmas mērķiem un noteikumiem. Svarīgākais šajā procesā ir pietiekoši skaidri un vienkārši informēt klientus par šiem datu apstrādes procesiem un dot iespēju piekrist vai atteikties.

Tāpat lojalitātes programmas ieviešanā uzņēmumam būs nepieciešams arī rūpīgāk pārdomāt šo datu glabāšanas un apstrādes metodes. Excel fails vai klade ar klientu datiem nav atbilstoša un droša datu glabāšana, tāpēc mēs piedāvājam izmantot dažādas programmatūras, ar kuru palīdzību veidot, uzturēt un izmantot klientu datus.

Ko darīt, ja uzņēmums uzglabā tikai klientu e-pastu adreses, lai veidotu e-pastu izsūtīšanas kampaņas?

Šobrīd aktuāla lieta ir esošo e-pastu sarakstu atjaunošana. Iegūstot atjaunotu piekrišanu no klienta mēs, protams, esam drošāki šo datu izmantošanās, tomēr, kā jau minēju ir jāsaprot vai tas ir nepieciešams. Uzņēmumi ir sagaidījuši pēdējo brīdi, lai veiktu kādas aktivitātes datu atjaunošanas virzienā, tāpēc šobrīd fiziskas personas ļoti daudz sastopas ar šādām mārketinga kampaņām.

Ja organizācija iegūst un apstrādā tikai e-pasta adreses un citu datu par klientiem nav, tad ļoti labi derēs uzticama e-pasta mārketinga platforma, kur varēs veikt gan datu ievākšanu, gan apstrādi. Ne mazāk svarīga ir datu dzēšana, jo arī tai jānotiek atbilstoši prasībām – galvenā no tām, lai ir dokumentēta un pierādāma datu dzēšana. Tas attiecas ne tikai uz digitālo informāciju, bet arī uz datiem, kas glabājas papīra formā, piemēram, klientu anketas.

Kāds ir risks, ja uzņēmums izmanto savu datu bāzi neievērojot GDPR prasības?

Risks ir vienmēr, ja netiek ievēroti kādi normatīvie akti. Daudz pieminētie bargie sodi tiks piemēroti pie atkārtotiem un būtiskiem personu datu apstrādes pārkāpumiem, no kuriem patiešām iesaku izvairīties un nodrošināt vismaz minimālas datu apstrādes aizsardzības prasības.

Ja jūsu datu bāzē ir tiešām daudz datu un informācijas par klientiem, šie dati ir iegūti bez pierādāma pamatojuma, kā arī jūs ignorējat klientu pieprasījumus pārtraukt datu apstrādi, šādā gadījumā ir risks nonākt DVI redzeslokā un saņemt aizrādījumu, kas nākotnē var pārvērsties reālā soda naudā.

Varbūt Jums ir kāds piemērs “no dzīves”, kā mazais vai vidējais uzņēmums ar maziem līdzekļiem ir panācis visu GDPR prasību ievērošanu?

Pilnīgu atbilstību GDPR praktiski nebūs iespējams sasniegt, jo tehnoloģijas attīstās ļoti strauji, kā arī cilvēkfaktora klātesamība datu apstrādē tikai saglabā riskus, kas nozīmē, ka galvenais ir paredzēt darbības, kādas veicamas apstrādājot datus. Mazajam un vidējam uzņēmumam būtu jāapzinās, cik daudz un kādi dati tiek apstrādāti. Atbilstoši datu apjomam un mērķiem arī nepieciešams veikt kādas investīcijas IT programmatūrās, darbinieku apmācībās un juridiskajos pakalpojumos.

Datu regula nesniedz konkrētas atbildes vai nenosaka labas CRM sistēmas priekšnoteikumus. Tieši tāpēc, katras organizācijas stāsts ir unikāls.

Kā Jūs palīdzat uzņēmumam ievērot GDPR prasības?

Aģentūra BREGARDS nodrošina risinājumus datu iegūšanai un izmantošanai mārketinga mērķiem. Protams, daudziem uzņēmumiem palīdzam saprast ar ko tad sākt viņu gadījumā un kā veikt datu apstrādes novērtējumu un iespējamos riskus.

Es teiktu, ka esam tie, kas palīdz saprast klientu datu vērtību un nozīmi. Dati ir resurss, ko iespējams izmest vai arī novērtēt un gūt no tā kādu pievienoto vērtību savam biznesam. Mūsu komanda palīdz uzņēmumam izvēlēties pareizo ceļu attiecībā uz datu apstrādi.

Parasti sadarbība sākas ar sarunu un nelielu konsultāciju, pēc kuras piemeklējam gan tehniski atbilstošākos IT risinājumus, gan tos pēc tam pielietojam ikdienā, lai nodrošinātu klientam rezultatīvu komunikāciju ar savu auditoriju.

25.maijs ir tikai dažu dienu attālumā, ko Jūs ieteiktu darīt, ja uzņēmums tikai tagad ir sapratis, kas ir datu aizsardzības regula un tās nopietnību.

Ir jāsaprot, ka šī regula skar pilnīgi ikvienu uzņēmēju. Arī tad, ja uzņēmums tieši neapstrādā fizisku personu datus, uz to attiecas GDPR prasības citos aspektos, piemēram, darbinieku datu izmantošana uz vizītkartes. Šķietami vienkārša lieta, tomēr, turpmāk sastādot darba līgumus jāņem vērā arī datu regulas aspekts.

Es iesaku ikvienam uzņēmumam vadības līmenī novērtēt organizācijas rīcībā esošos datus, sākot ar darbiniekiem, klientiem, sadarbības partneriem, utt. Šobrīd ir pieejama pietiekoši plaša informācija, lai saviem spēkiem vismaz sāktu izpildīt minimālās datu apstrādes prasības.

Kāds ir Jūsu viedoklis, vai tas ir sākums lielām izmaiņām digitālajā vidē? 

Datu aizsardzības regula bija nepieciešama. Var diskutēt par to, kāda tā ir sanākusi un cik ļoti ietekmēs uzņēmējdarbību visa pasaulē, bet tā noteikti jau ir sākusi ietekmēt digitālo vidi un mārketingu. Domāju, ka lielas izmaiņas nesekos un ceru uz to, ka šie jaunie noteikumi netiks izmantoti ļaunprātīgi. Šī ir iespēja uzlabot mārketinga komunikāciju un patērētāju attiecības ar uzņēmumiem. To arī mēs cenšamies darīt un aicinām datu regulu vērtēt samērīgi.

Sazināties ar speciālistu